凭证管理

一、凭证录入

在电算化软件系统中，凭证生成方式包括：直接在计算机上填制记账凭证，先由人工制单后集中输入，其他子系统转入。

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(1)凭证录入的内容

凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时，系统会弹出相应的窗口，要求根据科目属性录入相应的辅助信息;

设置为外币核算的会计科目，要求输入外币金额和汇率;

设置为数量核算的会计科目，会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价。

(2)凭证录入的校验

在凭证录入时，系统会对凭证内容的合法性进行校验：

①会计科目是否存在，是否是初始化时设置的会计科目;

②会计科目是否为末级科目;

③会计科目是否符合凭证的类别限制条件;

④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”;

⑤凭证必填内容是否填写完整;

⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。

注意：(1)凭证字：新建凭证后先选择凭证类型。

(2)凭证号：不同类别的凭证每个月分别从1号开始自动连续编号，编号可自动生成，取本期最大号加1生成，也可人工输入，但不得重号，如重号则提示并拒绝保存。

(3)附件张数：手工填制;序号：自动生成。

(4)制单日期：只允许输入未结账月份的凭证，已结账期间不允许输入凭证。

(5)摘要：简明扼要;(英文状态下，按两次“.”是复制上一行摘要，按两次“/”是复制第一条摘要)

(6)科目录入方式：

①F7、F8、双击选择输入

②输入科目代码、助记码;(不能输入汉字名称)

系统会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称，软件会自动对输入的会计科目进行检查。

录入的会计科目必须是最末级明细科目。

(7)金额：录入凭证后，软件会检查输入的科目金额是否争取，如出现金额为0或借贷不相等等情况，拒绝保存。按“=”自动借贷平衡。按“空格键”切换借贷金额方向，金额错误，重复提示时可按“ESC键”删除。输入红字金额按“-”。

(8)辅助信息：

往来核算科目：F7或双击，选择录入(否则会提示);

数量金额核算科目：录入单价和金额;

外币核算科目：录入原币金额，系统会根据计算出得出本位币的金额。

(9)通过文件—保存模式凭证可以将该凭证保存为模板，双击摘要可以设置摘要模板。

二、凭证查询

(1)简单条件查询

(2)自定义条件查询凭证录入后，对凭证的修改、查询、审核、冲销等，都需要通过凭证管理实现。

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