第四章 电子表格软件在会计中的应用

【基本要求】

1.了解常用电子表格软件的种类

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2.了解电子表格软件的主要功能

3.熟悉Exce1软件的用户界面

4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法

5.熟悉Exce1文件管理的常用方法

6.熟悉Exce1图表的插入方法

7.掌握数据输入与编辑的常用方法

8.掌握Exce1的公式及其运用

9.掌握Exce1常用函数的使用

10.掌握数据清单的设计要求

11.掌握记录单的使用方法

12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法

13.掌握数据透视表创建与设置的方法

【考试内容】

第一节 电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件

电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

WINDOWS操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Exce1、金山WPS电子表格等;Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如Lotus Notes、第三方电子表格软件如Formu1a One等。

微软的Exce1软件(以下简称Exce1)是美国微软公司研制的办公自动化软件OFFICE的重要组成部分，目前已经广泛应用于会计、统计、金融、财经、管理等众多领域。考虑到其操作简单直观、应用范围广泛、用户众多且与其他电子表格软件具有很好的兼容性，未特别说明时，本大纲主要介绍Exce1有关内容。Exce1软件有多种不同的版本，目前比较有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

二、电子表格软件的主要功能

电子表格软件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理数据;(3)实现数据网上共享;(4)制作图表;(5)开发应用系统。

(一)建立工作簿

Exce1启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立。工作表是Exce1存储和处理数据的主要文档。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32767个字符。

在Exce1 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成;在Exce1 2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。

(二)管理数据

用户通过Exce1不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

(三)实现数据网上共享

通过Exce1，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

(四)制作图表

Exce1提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Exce1不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系;不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。

(五)开发应用系统

Exce1自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Exce1的功能。

三、Exce1软件的启动与退出

(一)Exce1软件的启动

通常可以采用下列方法启动Exce1软件：

1.点击“开始”菜单中列示的Exce1快捷命令;

2.点击桌面或任务栏中Exce1的快捷方式图标;

3.通过“运行”对话框启动Exce1软件;

4.打开现成的Exce1文件。

(二)Exce1软件的退出

通常可以采用下列方法退出Exce1软件：

1.点击标题栏最右边的关闭按钮;

2.点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令;

3.按击快捷键“A1t F4”。

以上三种方法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

需注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，如果当前有多个工作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Exce1文件仍在运行，Exce1软件并未退出。只有这些文件均被关闭后，Exce1软件才能退出。

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