第四章 电子表格软件在会计中的应用

【基本要求】

1.了解常用电子表格软件的种类

2.了解电子表格软件的主要功能

3.熟悉Exce1软件的用户界面

4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法

5.熟悉Exce1文件管理的常用方法

6.熟悉Exce1图表的插入方法

7.掌握数据输入与编辑的常用方法

8.掌握Exce1的公式及其运用

9.掌握Exce1常用函数的使用

10.掌握数据清单的设计要求

11.掌握记录单的使用方法

12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法

13.掌握数据透视表创建与设置的方法

【考试内容】

第四节 数据清单及其管理分析

一、数据清单的构建

(一)数据清单的概念

Exce1中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。

数据清单是一种包含一行列标题和多行数据，且每行同列数据的类型和格式完全相同的Exce1工作表。

数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。

(二)构建数据清单的要求

为了使Exce1自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有：

1.列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。

2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。

4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

二、记录单的使用

(一)记录单的概念

记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

(二)通过记录单处理数据清单的记录

1.通过记录单处理记录的优点

通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

2.“记录单”对话框的打开

打开“记录单”对话框的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令。

Exce1 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。

“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

3.在“记录单”对话框中输入新记录

在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。

4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

通过查询，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。

5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。

6.利用“记录单”对话框删除特定记录

记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。

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