会计凭证的传递和保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。

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1.定传递线路，结合经济业务的特点、内部机构和人员分工情况。

2.定传递时间，根据有关部门和人员办理经济业务的情况。

在制定合理的凭证传递程序和时间时，通常考虑以下几点：

1.要根据经济业务的特点、企业内部的机构设置和人员分工情况以及管理上的要求等。使有关部门既能按规定手续处理业务，又能利用凭证资料掌握情况，提供数据，协调一致。同时还要注意流程合理，避免不必要的环节，以加快传递速度。

2.要根据有关部门和人员办理业务的必要手续时间，确定凭证的传递时间，时间过紧，会影响业务手续的完成，过松则影响工作效率。

3.要通过调查研究和协商来制订会计凭证的传递程序和传递时间。原始凭证大多涉及本单位的内部各个部门和经办人员，因此，会计部门应会同有关部门和人员共同协商其传递程序和时间。记账凭证是会计部门的内部凭证，可由会计主管会同制证、审核、出纳、记账等有关人员商定其传递程序和时间。

会计凭证的传递程序和传递时间确定后，可分别为若干主要业务绘成流程图或流程表，通知有关人员遵守执行。执行中如有不合理的地方，可随时根据实际情况加以修改。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查工作。保管要求具体包括：

1.会计凭证应当及时传递，不得积压。

2.会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

3.记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证各类、起讫号码，由装订人在装订线签外签名或者盖章。

对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明原始凭证的张数，所属记账凭证的日期、编号、各类，封面一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面止上注明“附件”字样，另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账工凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

4.原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记所复制的会计凭证名称、张数，并由提供人员和收人员共同签名或者盖章。

5.从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准牾，代作原始凭证。

6.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

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